¿Qué es Verifactu? Guía completa sobre el nuevo sistema de facturación de la AEAT

Introducción

Verifactu, el nuevo sistema de facturación electrónica aprobado por la Agencia Tributaria (AEAT). Este modelo marcará un antes y un después en la forma en que autónomos y pymes registran, emiten y declaran sus facturas, con el objetivo de aumentar la transparencia y el control sobre la economía sumergida.

En esta guía completa descubrirás qué es Verifactu, cómo funciona, qué implicaciones legales tiene y cómo afecta a tu negocio. También veremos cómo plataformas como Zitio y Clientum se adaptan de forma inmediata a esta normativa para garantizarte el cumplimiento automático.

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1. ¿Qué es Verifactu?

Verifactu es un sistema de verificación y certificación de facturas desarrollado por la Agencia Tributaria (AEAT). Su finalidad es garantizar que cada factura emitida por una empresa o autónomo quede registrada de forma íntegra, sin posibilidad de manipulación posterior, y transmitida electrónicamente a la AEAT en tiempo real o casi real.

En pocas palabras: cada factura tendrá que pasar por un “sello digital oficial” que confirme su validez y registro ante Hacienda.

Esto implica que ya no será posible borrar facturas, modificarlas a posteriori o llevar un doble sistema de facturación, como en ocasiones ocurría con softwares no homologados.

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2. Objetivos de Verifactu

La AEAT ha diseñado Verifactu con una serie de objetivos claros:

1. Prevenir la manipulación de facturas, garantizando que los documentos emitidos no se puedan alterar posteriormente.
2. Reducir la economía sumergida, cerrando la puerta a prácticas fraudulentas y aumentando la recaudación fiscal.
3. Homogeneizar los sistemas de facturación en toda España, creando un estándar obligatorio.
4. Facilitar las inspecciones tributarias gracias a un acceso directo de la AEAT a todas las facturas emitidas.
5. Simplificar las declaraciones fiscales de autónomos y empresas, ya que los datos estarán pre-cargados en los sistemas de la Agencia Tributaria.

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3. ¿Quién está obligado a usar Verifactu?

El sistema será obligatorio para todos los emisores de facturas en España a partir del 1 de julio de 2025.

Esto incluye:

• Autónomos que trabajen con clientes particulares o empresas.
• Pequeñas y medianas empresas (PYMES).
• Grandes empresas, que aunque ya contaban con sistemas avanzados de facturación, deberán adaptarse al estándar oficial de la AEAT.

La normativa no hace distinciones por sector: desde un fisioterapeuta autónomo hasta una cadena de comercios deberán emitir facturas a través de software homologado bajo Verifactu.

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4. Cómo funciona Verifactu en la práctica

El funcionamiento de Verifactu se puede resumir en cinco pasos clave:

1. Emisión de la factura: el negocio genera una factura en su software de gestión (por ejemplo, Zitio o Clientum).
2. Sellado digital: el software convierte la factura en un archivo estructurado (XML) con firma digital.
3. Envío a la AEAT: de forma automática, la información de la factura se transmite a la Agencia Tributaria.
4. Registro y validación: la AEAT valida el documento y lo incorpora a su sistema.
5. Entrega al cliente: el cliente recibe la factura ya validada, sellada digitalmente y conforme a la normativa.

Este proceso ocurre en segundos y elimina la necesidad de enviar modelos fiscales con datos que ya estarán en manos de la AEAT.

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5. Diferencias entre Verifactu y TicketBAI

Muchos negocios en el País Vasco y Navarra ya están familiarizados con TicketBAI, un sistema similar al Verifactu. Sin embargo, existen diferencias importantes:

Característica	TicketBAI	Verifactu
Ámbito	País Vasco y Navarra	Toda España
Fecha de inicio	2022–2023	2025
Homologación de software	Diputaciones Forales	Agencia Tributaria (AEAT)
Envío de facturas	Obligatorio en esos territorios	Obligatorio a nivel nacional
Objetivo principal	Control tributario regional	Control tributario nacional

La gran diferencia es que mientras TicketBAI es un proyecto autonómico, Verifactu será un sistema único a nivel nacional, obligatorio para todos.

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6. Ventajas y desventajas de Verifactu

Ventajas

• Mayor seguridad jurídica: las facturas quedarán registradas oficialmente y no podrán ser alteradas.
• Transparencia total frente a clientes y proveedores.
• Simplificación de modelos fiscales, ya que la AEAT contará con todos los datos.
• Mejor acceso a financiación, pues las entidades bancarias valorarán positivamente tener facturación verificada y registrada.

Desventajas

• Mayor control fiscal: los negocios estarán sometidos a un control exhaustivo.
• Costes de adaptación: algunas empresas deberán actualizar o cambiar su software de facturación.
• Dependencia tecnológica: necesitarás un software homologado sí o sí.

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7. ¿Cómo adaptarse al sistema Verifactu?

La clave para cumplir con la normativa es utilizar software de facturación homologado por la AEAT.

Pasos recomendados:

1. Revisar tu software actual: comprobar si se actualizará para cumplir con Verifactu.
2. Actualizar procesos internos: todas las facturas deben pasar por el nuevo sistema.
3. Formación al equipo: empleados y gestores deben entender cómo funciona el proceso.
4. Elegir soluciones integradas como Zitio + Clientum, que aseguran el cumplimiento automático.

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8. Cómo ayuda Zitio + Clientum con Verifactu

Uno de los grandes retos para autónomos y pymes es adaptarse sin complicaciones técnicas. Aquí es donde entra la unión de Zitio (reservas) y Clientum (ERP).

Beneficios:

• Automatización total: cada reserva de Zitio puede generar un ticket o factura que se transmite a la AEAT sin pasos manuales.
• Cumplimiento legal garantizado: Clientum está preparado para emitir facturas en formato XML con firma digital, como exige Verifactu.
• Sin duplicidad de sistemas: no necesitas usar un software para citas y otro para facturación. Todo está integrado.
• Reportes fiscales listos: IVA soportado, repercutido y declaraciones listas para presentar.

En resumen: con Zitio + Clientum, tu negocio cumple con Verifactu de manera automática y sencilla.

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9. Preguntas frecuentes sobre Verifactu

¿Desde cuándo será obligatorio?
Desde el 1 de julio de 2025.

¿Qué pasa si no adapto mi negocio?
Podrás recibir multas importantes y tus facturas no serán válidas.

¿Necesito cambiar mi hardware?
No, solo el software de facturación. Soluciones en la nube como Clientum permiten cumplir sin necesidad de invertir en servidores.

¿Podré seguir usando Excel o programas no homologados?
No. Solo estará permitido software validado por la AEAT.

¿Afecta a negocios pequeños o autónomos?
Sí. Incluso un autónomo que emita una factura al mes tendrá que hacerlo con Verifactu.

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10. Conclusión

Verifactu representa un cambio profundo en la gestión fiscal de las empresas y autónomos en España. Aunque para muchos suponga un reto, también ofrece ventajas: mayor seguridad jurídica, menos errores en la facturación y simplificación de obligaciones fiscales.

Gracias a la integración de Zitio (reservas) y Clientum (ERP), cualquier negocio puede adaptarse fácilmente al nuevo sistema, sin tener que preocuparse por la parte técnica o por perder tiempo con procesos manuales.

En resumen: Verifactu no es solo una obligación, sino una oportunidad para modernizar la gestión de tu negocio y entrar de lleno en la era digital.

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